Documentbeheer
Een papieren archief roept al snel een beeld op van uitpuilende kantoorlades waar een zoektocht naar het benodigde document een hels karwei is. Tijdrovend en met risico’s dat documenten kwijtraken, niet weten waar of bij wie het zich bevindt of dat het op een plek wordt terug geplaatst zodat niemand het überhaupt meer kan vinden.
Gelukkig is dit voor veel bedrijven verleden tijd, maar alsnog kan er een enorme slag geslagen wordt in het efficiënter en professioneler beheren van papieren documenten.
Met Archiflex documentbeheer software heeft u het middel in handen om het opslaan, lokaliseren, classificeren, bewerken en delen van papieren documenten efficiënt en effectief te laten plaats vinden. Op dusdanige wijze dat u ten alle tijden weet waar een document zich bevindt en wat er op welk moment met het document is gebeurd.
Met behulp van handheld scanners, unieke barcodes, locaties en de documenten en Archiflex een goede doorstroom.
Inslag
In de inslagmodule van documentbeheer ArchiFlex worden dossiers vooraf aangemeld. Deze informatie kunt u inboeken via ArchiFlex of vanuit een systeem van derden. Bijvoorbeeld het systeem dat de dossiers digitaal heeft gemaakt. ArchiFlex is via de inslag module altijd op de hoogte van de dossiers die ontvangen gaan worden. Hierop kunt u via deze inslag module een controle uitvoeren alvorens deze te verwerken in uw opslag archief. Bij de inslag kunnen er kenmerken aan het dossier meegegeven worden. Bijvoorbeeld dat deze na een aantal weken vernietigd moet worden of terug naar de klant van oorsprong. Ook teruggekomen dossiers die uitgeleend zijn worden via deze inslag module weer ontvangen
Opslag
Met de opslag module van documentbeheer ArchiFlex worden de binnengekomen dossiers fysiek opgeslagen in uw opslag of magazijn. De opslag module weet wat er klaar staat en brengt de operator naar de juiste plek. Via eenvoudige barcodescanning van dossier en locatie is het dossier geregistreerd en accuraat opgeslagen. Automatisch kunnen tijdens de opslag kenmerken worden vastgelegd aan het dossier, zoals de tijd van registratie en door welke operator. Dit geeft weer voordelen als een dossier tijdelijk in het archief aanwezig mag zijn en een signalering moet geven wanneer deze gelicht moet worden.,
Uitslag
Via de uitslag module van documentbeheer ArchiFlex worden dossiers vrijgegeven om uit het archief op te halen. Of dit nu afkomstig is van een automatische signalering of omdat iemand het papieren dossier wil inzien. De uitslag module brengt de operator naar de juiste locatie voor het lichten van het dossier. Daarna kan het dossier naar de juiste plek gebracht worden of het nu gaat om terug sturen naar de klant, dossier vernietiging of een medewerker die het dossier heeft opgevraagd. Bij opvragen wordt er een uitleenregistratie bij gehouden wie en waar het dossier zich bevindt. Met de uitslag module is dit allemaal eenvoudig uit te voeren
Voordelen beheren documenten in Archiflex
U bespaart tijd en kosten
Gecentraliseerde opslag
Eenvoudige bediening
Elk moment inzicht waar documenten zich bevinden